Zoals u weet moet in vrachtwagens en bussen gebruik worden gemaakt van een tachograaf. Dat is voor u nu waarschijnlijk vooral een verplicht nummer om een boete te voorkomen. Maar de informatie die een tachograaf verzamelt kan juist van groot nut zijn voor uw bedrijf als de juiste persoon de informatie tijdig en in het juiste formaat ontvangt. In dit blogartikel laten we zien hoe u processen rond het beheer van tachograafgegevens zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen.
Het gebruik van een tachograaf heeft een heel redelijk doel: het zet chauffeurs ertoe aan om op het juiste moment rustpauzes te nemen. Dat voorkomt gevaarlijke situaties als gevolg van oververmoeidheid. Wie deze regels niet opvolgt, brengt niet alleen de bedrijfswagen en vracht of passagiers in gevaar, maar ook diens eigen leven. En als chauffeurs de maximaal voorgeschreven werktijden overschrijden, loopt u ook nog eens kans op een boete.
Fleet Complete werkt met tal van transportbedrijven samen. Daardoor weten we precies wat voor problemen en frustraties het beheer van tachografen kan opleveren. Als tachograafgegevens louter beschikbaar zijn binnen de cabine van vrachtwagens, hebben de logistieke manager en medewerkers van de centrale geen duidelijk en up-to-date overzicht van chauffeurs die de regels voor werktijden en rustpauzes overtreden. En het bepalen van de resterende rijtijd voor elke dag is dan een kwestie van nattevingerwerk, of alleen mogelijk door met elke chauffeur te bellen.
Verder is het een hoop gedoe om een fysiek bezoek aan de cabine van elke vrachtwagen te brengen om de tachograafdata te kopiëren. Alleen al het bepalen van het juiste tijdstip om dit te doen is een hele opgave. Efficiënt is anders. We helpen transportbedrijven al jarenlang om verbetering in deze situatie te brengen en tachograafgegevens in hun voordeel in te zetten.
Hieronder volgt een overzicht van drie belangrijke manieren waarop u de efficiëntie van uw processen rond het beheer van tachograafgegevens kan verbeteren.
1) Kom te weten hoe uw chauffeurs te werk gaan
Als u de tachograafoplossing van Fleet Complete binnen uw vrachtwagens of bussen gebruikt, blijven de voertuigen en hun tachografen tijdens het rijden voortdurend verbonden via een mobiel netwerk. Het systeem van Fleet Complete analyseert de tachograafgegevens en biedt een visuele weergave van de werktijden van elke chauffeur.
Dit gebeurt aan de hand van een simpel kleurenschema:
- Paars – Rijtijd
- Groen – Werktijd (de tijden waarop chauffeurs wel werken, maar niet rijden, zoals tijdens het laden)
- Blauw – Gereed voor werk
- Grijs – Rustpauze
Een simpele tabelweergave biedt inzicht in de rijtijd die elke chauffeur op een dag of week over heeft, en wanneer de volgende langere pauze van start dient te gaan.
Gewapend met deze informatie kunt u pauzes inplannen en aankomsttijden bepalen. En als een chauffeur het niet zo nauw neemt met de werk- en rusttijden, kunt u dit met hem of haar bespreken. Dit zal de veiligheid ten goede komen en de kans op boetes verkleinen.
2) Download tachograafbestanden via een mobiel netwerk
Maar het is niet alleen nodig om te voldoen aan de regels ten aanzien van werk- en rusttijden. De tachograafgegevens moeten ook op kantoor worden bewaard en regelmatig worden geactualiseerd. De data van de bestuurderskaart moet minimaal elke 28 dagen worden gekopieerd en minimaal om de 90 dagen uit het geheugen van de tachograaf worden opgehaald. Omdat vrachtwagenchauffeurs vaak lange reizen maken, is het voor veel transportbedrijven moeilijk om aan deze regel te voldoen.
Gelukkig kan slimme technologie uitkomst bieden. Met het systeem van Fleet Complete kunt u de tachograafgegevens downloaden via een mobiel netwerk, ook als een vrachtwagen duizenden kilometers van de centrale is verwijderd. Het enige dat u daarvoor hoeft te doen, is de tachograafkaart in een boordcomputer met kaartlezer steken. De motor van de vrachtwagen moet op dat moment wel draaien, zodat het systeem de data kan verzenden.
3) Plan automatische downloads
Als u over meerdere vrachtwagens beschikt, is het downloaden van data een nogal tijdrovende klus. Voor grotere vrachtwagenparken bieden we de mogelijkheid van automatische downloads aan. Onze oplossing zal dan na een bepaalde periode zelf de tachograafgegevens kopiëren. Gebruikers kunnen deze bestanden vinden en downloaden door zich aan te melden bij het platform van Fleet Complete.
Hoewel data minimaal elke 28 dagen van de bestuurderskaart moet worden gekopieerd en om de 90 dagen uit het geheugen van de tachograaf moet worden opgehaald, vindt het automatisch downloaden eerder plaats, zodat u altijd zeker van uw zaak bent. Het systeem probeert elke 20 dagen data van de bestuurderskaart te kopiëren en na elke 60 dagen informatie uit het geheugen van de tachograaf op te halen. Op deze manier wordt de data altijd ruim voor de deadline gekopieerd.
Dus door gebruik te maken van een passende oplossing kan het beheer van uw tachografen heel eenvoudig zijn. Bewaak de veiligheid van uw medewerkers op de weg, verminder handmatig werk en verklein bovenal de kans op boetes met het platform van Fleet Complete.
Wilt u uw processen voor het beheer van tachograafgegevens ook efficiënter laten verlopen? Stuur ons een bericht en wij nemen spoedig contact met u op.
